Politique de confidentialité et de protection des renseignements personnels

Réussite éducative Montcalm s’engage à protéger la confidentialité des renseignements personnels qu’il recueille dans le cours de ses activités.

La présente politique a pour objectif de présenter les moyens mis en place par Réussite éducative Montcalm (RÉM) pour y parvenir. Elle vise également à faire connaître le processus que RÉM a adopté pour traiter les plaintes relatives à la protection des renseignements personnels et aux incidents de confidentialité.

Adoptée par le conseil d’administration le : 26 février 2024

1. DÉFINITIONS

« Employé.e »
Toute personne qui travaille pour Réussite éducative Montcalm moyennant rémunération, incluant la direction ou la coordination, ainsi que toutes les personnes non rémunérées (bénévole, stagiaire).

« Renseignement personnel »
Tout renseignement communiqué à Réussite éducative Montcalm sous quelque support que ce soit (verbal, écrit, audio, vidéo, photographique, informatisé ou autre) qui concerne une personne physique et qui peut permettre, directement ou indirectement, de l’identifier, y compris son nom, son numéro de téléphone, son adresse, son courriel, etc.

« Risque de préjudice »
Le préjudice est le dommage qui est causé à autrui d'une manière volontaire ou involontaire.

2. OBLIGATION DE CONFIDENTIALITÉ

Toutes les personnes impliquées chez Réussite éducative Montcalm, sont tenues de signer une entente liée à la confidentialité et à la protection des renseignements personnels avant d’exécuter des mandats pour l’organisme. Cette entente est contenue dans le code d’éthique de RÉM.

L’obligation de confidentialité s’applique à la durée de la relation avec la personne employée par l’organisme ou impliquée dans une ou des instances. Cette obligation survit à la fin de cette relation.

3. COLLECTE ET USAGE DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Réussite éducative Montcalm constitue un dossier contenant des renseignements personnels qui concernent les employé.es, les bénévoles, les stagiaires, les administrateurs et les participants.  

L’organisme recueille uniquement les renseignements personnels qui sont nécessaires aux fins d’un service ou d’une activité et il doit les utiliser à ces seules fins.  Les renseignements personnels doivent être recueillis auprès de la personne concernée, à moins que celle-ci consente à ce que la cueillette soit réalisée auprès d’autrui.

Les personnes ont le droit d’avoir accès aux renseignements personnels que RÉM a recueillis et conserve à leur sujet et de demander que des rectifications soient apportées à ceux-ci.

Les renseignements personnels collectés sont les suivants :

Concernant les employés :

RÉM recueille les informations nécessaires à l’ouverture de leur dossier, au traitement de leur rémunération, à la réalisation des tâches administratives requises par la loi (impôt sur le revenu, assurances collectives, régime de retraite, etc.) et au suivi de leur cheminement au sein de l’organisme ;

• Les coordonnées de base (adresse, numéro de téléphone, courriel)
• Date de naissance
• Numéro d’assurance sociale
• Numéro de compte bancaire
• Billets médicaux

Concernant les bénévoles et stagiaires :

RÉM recueille les informations nécessaires à leur intégration à l’équipe :

• Coordonnées de base (adresse, numéro de téléphone, courriel)
• Date de naissance

Concernant les administrateurs :

RÉM recueille les informations nécessaires à la reddition de compte auprès des bailleurs de fonds ainsi que pour le registraire des entreprises du Québec ;

• Les coordonnées de base (adresse, numéro de téléphone, courriel)
• Date de naissance
• Pièce d’identité

Concernant les participants ( 14 ans ou plus) :

RÉM recueille les informations pertinentes à l’accompagnement de chaque participant.

• Les coordonnées de base (adresse, numéro de téléphone, courriel)
• Date de naissance
• Note de suivi

Concernant les enfants participants :

Pour recueillir les renseignements personnels auprès d’une personne de moins de 14 ans, RÉM doit avoir obtenu au préalable le consentement de l’un de ses parents ou d'un tuteur légal. 

• Les coordonnées de base (adresse, numéro de téléphone, courriel)
• Date de naissance
• Note de suivi

4. CONSERVATION ET GESTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

À l’interne, chez RÉM, les renseignements personnels sont partagés avec les employé.es ciblés, pertinents au dossier et non à l’ensemble de l’équipe.  Ces employé.es traitent les informations de façon strictement confidentielle et ne donnent accès à ces renseignements personnels à aucune personne non autorisée.

D’aucune façon, nous ne partageons de renseignements personnels avec des personnes externes à l’organisme SAUF si un accord de divulgation est d’abord signé par la personne concernée.  Dans ce cas de communication autorisée, seuls certains renseignements précis et nécessaires dans les circonstances, sont échangés.

Employés :

Les employé.es ayant accès aux dossiers doivent : 

• S’assurer que les renseignements personnels sont gardés à l’abri de tout dommage physique ou accès non autorisé ;
• S’assurer que tous les documents électroniques comportant des renseignements personnels, incluant ceux copiés sur un appareil de stockage portatif, soient protégés par des mots de passe. Ces mots de passe sont modifiés à une fréquence régulière ainsi qu’à chaque fois que les personnes ayant accès aux dossiers concernés sont remplacées ;
• Garder les renseignements personnels en format papier dans des classeurs pouvant être verrouillés et s’assurer que les classeurs soient verrouillés à la fin de chaque journée de travail. Les clés des classeurs sont gardées dans des endroits sûrs.
• Dans le cas de transport de dossiers, les employé.es doivent s’assurer de garder leur valise barrée.
• Signaler toute violation de cette politique à la personne responsable des renseignements personnels.

Responsable des renseignements personnels

Le nom de la personne responsable de la protection des renseignements personnels et le moyen de la joindre sont indiqués sur le site internet principal de l’organisme.

La personne responsable s’assure de :

• La tenue d’un registre des incidents de confidentialité.
• Évaluer les risques de préjudice
• Déclarer les incidents à la Commission d’accès à l’information et aux personnes concernées.

Fournisseurs

RÉM fait affaire avec des fournisseurs de services technologiques pour conserver des renseignements personnels. Ces fournisseurs se doivent de fournir dans le contrat de service, un engagement d’assurer leur protection et d’en préserver la confidentialité. Ils doivent y préciser les moyens qu’ils ont pris pour assurer la protection des renseignements personnels et que ces derniers ne seront utilisés que dans le cadre de l’exécution du contrat.

Advenant la situation où RÉM doive faire affaire avec une entreprise située à l’extérieur du Québec, il prend tous les moyens raisonnables à sa disposition pour protéger les renseignements personnels et s’assurer qu’ils ne seront pas utilisés à des fins non pertinentes à l’objet de la collecte. 

5. DESTRUCTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Les renseignements personnels des participants sont conservés cinq (5) ans après la période nécessaire à la réalisation des activités pour laquelle ils ont été collectés.  Ces renseignements personnels sont ensuite détruits de façon sécuritaire ( déchiquetage, formatage,etc.).

Les dossiers concernant les personnes employé.es, administrateurs, bénévoles et stagiaires sont conservés par Réussite éducative Montcalm pour une durée minimale de sept (7) ans à la suite de la fin du lien avec l’organisme.

6. MANQUEMENT À L’OBLIGATION DE CONFIDENTIALITÉ

Un employé.e manque à son obligation de confidentialité lorsque cette personne :

• Communique des renseignements personnels à des individus n’étant pas autorisés à y avoir accès ;
• Discute de renseignements personnels à l’intérieur ou à l’extérieur de Réussite éducative Montcalm alors que des individus n’étant pas autorisés à y avoir accès sont susceptibles de les entendre ;
• Laisse des renseignements personnels sur papier ou support informatique à la vue dans un endroit où des individus n’étant pas autorisés à y avoir accès sont susceptibles de les voir ;
• Fait défaut de suivre les dispositions de cette politique.
• Toute violation de la présente politique, commise intentionnellement ou par négligence, peut entrainer des mesures disciplinaires, pouvant aller jusqu’à la résiliation du contrat de travail ou de toute autre relation avec RÉM. Des sanctions légales peuvent aussi être prises au besoin.

7. RECOURS

S’il s’avère que des renseignements personnels ont été utilisés de façon contraire à une disposition de cette politique, la personne concernée peut déposer une plainte auprès de la personne responsable de la protection des renseignements personnels.

La plainte doit être écrite et contenir le nom de la personne, ses coordonnées et le ou les motifs de sa plainte.

Adoptée par le Conseil d’administration de Réussite éducative Montcalm le 26 février 2024

Responsable de la protection des renseignements personnels :
Annie Chauvette, 438 843-4826 poste 1